不動産売却で必要になってくる重要な書類には、売買契約書などのほかにも、「告知書」が挙げられます。
告知書とは、買主に不動産の現況を伝える書類で、売却後のトラブルを回避するためにも大切なものです。
今回は、不動産売却時に必要になる告知書の概要や、誰が作成するのかなどを解説します。
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不動産売却時の重要書類！「告知書」とは？
不動産売却に取り組むと、普段は目にする機会が少ない書類が複数必要になってきます。
告知書もそのひとつですが、スムーズな売却のためには欠かせない書類であり、重要な役割を果たすものです。
まずは、告知書とはどのようなものか解説します。
告知書とは？
不動産売却における告知書とは、不動産を購入する買主に向けて、売却する物件の状態を伝える書類です。
物件状況報告書と呼ばれることもあります。
告知書が必要になるタイミングは、売買契約時です。
不動産売却では、ほかにも付帯設備表の用意が必要になってきます。
付帯設備表とは、設備の状態に特化して、買主に伝えるための書類です。
たとえば、キッチンや窓などの不具合がないか、どのような状態であるかなどを記載します。
一方、告知書とは売却する不動産の全体を対象として、欠陥や不具合を記載するものになります。
書式は、不動産会社によって異なりますが、基本的な内容は共通することが多いです。
記載すべき項目が表で整理されており、表A4サイズの用紙で1枚から数枚ほどにまとめられていることが一般的です。
具体的な記載項目としては、給排水施設の故障や漏水、境界確定の状態や越境、シロアリ被害の有無やリフォームの履歴などが挙げられます。
物件について記載する項目は多岐にわたりますが、基本的な記入の仕方はシンプルで、チェックすべき項目に印を入れ、状況や備考を書くといった形です。
たとえば、シロアリ被害についての項目であれば、「被害の発見はあったか」「シロアリ予防工事は対処済みか」といったチェックボックスが設けられています。
被害の発見があった場合には、チェックを入れるだけでなく、どのような場所で発見され、駆除をおこなった時期なども記入します。
トラブルを防ぐ重要な書類
売却する不動産の状態について記載する告知書とは、トラブルを防ぐ役割も担った重要な書類です。
告知書には、物件の瑕疵が正しく記載してあることが大切です。
物理的瑕疵のほかにも、過去の事故などについての心理的瑕疵や、嫌悪施設についての環境的瑕疵が挙げられます。
とくに、環境的瑕疵については、先で予想される影響も記入する内容です。
周辺の建築計画などが、売却する不動産に影響すると考えられる場合は、その事柄を記入します。
売主は、不動産についての状態などを知っていても、買主に伝えなかったと判断されると、責任を問われるリスクが生じます。
損害賠償義務などが求められるトラブルを回避するには、告知書に過去の履歴や現状の不具合なども、記載しておくことがポイントです。
告知書に記載したことは、買主に伝えていたこととしてみなされ、買主はその内容を理解したうえで購入したものと扱われます。
そのため、売主は責任を追及されるリスクを減らし、安心して不動産売却できることにつながります。
また、告知書は、不具合や瑕疵だけを記載する書類ではありません。
シロアリ対策や雨漏り対策の工事をしていた場合など、記載内容によっては、告知書が売却時の印象にプラスに影響する場合もあります。
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不動産売却時の告知書は誰が作成者になる？
不動産売却の告知書は、普段、目にすることのない書類ですが、誰が作成するものなのでしょうか。
ここでは、告知書を誰が、どのようなタイミングで作成するのかについて解説します。
誰が告知書を作成する？
告知書の作成者として誰が適切であるかといえば、売主になります。
不動産売却では、買主に向けて伝える重要事項説明書は、売主側の不動産会社が作成することが一般的です。
しかし、告知書については、不動産の状態や過去の履歴を知る売主が作成者となることが基本です。
告知書や付帯設備表は誰が書いても同じとはいえず、トラブルを防ぐためにも、ご自身で記載されることが望ましいといえます。
普段、その不動産で暮らしている方が、物件のことを最も理解されているからです。
書類の最後には、誰が売主であるかを記載し、押印する欄も設けられています。
告知書に関しては、国土交通省が公開している「宅地建物取引業法の解釈・運用の考え方」の通達も、知っておきたい予備知識です。
その通達では、告知書の提出についても触れられており、告知書は売主の責任のもとに作成されていることを明らかにして買主に渡すことが示されています。
記入のタイミング
不動産売却の告知書を買主に渡すタイミングは、売買契約の締結時です。
売買契約時までに告知書が完成していれば良いともいえますが、売主しか分からない物件の情報を思い出しながら書く場合もあるでしょう。
そのため、実際には、早めに作成に取り組んでおくことがおすすめです。
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不動産売却で売主が告知書を作成するときの注意点
売主にとって、安心して不動産売却を進めるためにも、告知書の記載は重要な工程といえます。
最後に、不動産売却で必要になる告知書を作成する際の注意点について解説します。
注意点①売主が主体的に作成する
不動産売却時には、告知書だけでなく、付帯設備表も売主がご自身で記載しましょう。
不動産会社のサポートを受けて記載する場合にも、作成の主体となるのは、売主です。
売却する不動産の現況を知るのは売主であり、提出した告知書から責任が生じる場合も、売主にその責任が求められます。
そのため、サポートを受ける場合でも、第三者任せにしないことが注意点です。
たとえば、不動産会社から質問されなかったことであっても、知っている現況については記載することが大切です。
手間はかかりますが、トラブルを防ぐためにも、注意点として必ず売主が記載するようにしましょう。
注意点②販売開始前に完成させる
告知書は、売却活動の一環である内覧でも、買主に説明するために役立ちます。
スムーズに不動産売却を進めるためには、早めに準備をしておくことがおすすめです。
長く暮らしていた不動産など、売却をしようとしたときに、すべての履歴や不具合をすぐに思い出すことは難しいでしょう。
急いで作成すれば、抜け漏れが生じてしまう恐れがあるのも注意点です。
そのため、作成のための時間は十分に確保をして、販売開始前までに告知書を用意するようにしましょう。
注意点③対応状況も漏らさず記載する
不動産売却では、買主に物件の状態を知ってもらい、安心して購入してもらうことが大切です。
そのためには、告知書に記載する内容として、不具合だけでなく、対応状況も漏らさず記載することが大切になります。
不具合の情報があっても、いつどういった対応がおこなわれていたかが分かれば、補修についての心配も与えずに済みます。
過去に不具合があった場合でも、対応の状況とともに正直に書けば、買主が安心して購入しやすくなることは重要なポイントです。
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まとめ
不動産売却で必要になる告知書は、売主が自ら丁寧に作成することが重要です。
告知書を通じ、物件の現況を買主に納得してもらうことが大切であり、書類の末尾には誰が売主かも記入します。
シロアリ予防など、内容によっては好印象につながることもあるため、履歴についても記載しましょう。
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輝広 メディア編集部
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